Sempre insisto com os empresários que atendo o quanto é importante conhecer a fundo a sua empresa. Em períodos difíceis, você precisa ter uma visão ampla para diminuir os gastos e manter tudo sob controle, testar novas estratégias.

Quem monta um negócio é um sonhador que, além de coragem, precisa conhecer profundamente o mercado e preocupar-se com a projeção desse sonho. Só assim ele se tornará realidade e sobreviverá. Ou seja, não é possível empreender baseado em achismos. Tudo precisa ser estudado e planejado.

Não existe uma fórmula pronta ou um conjunto de ações pré-determinadas que você precisa adotar para que a sua empresa tenha sucesso. Cada empresa é única, tem o seu próprio contexto e desafios. Porém, vou enumerar iniciativas que considero as mais assertivas. São sugestões de ações que vão trazer mais segurança, principalmente em tempos de crise:

Faça uma radiografia de sua empresa

Conhecer sua empresa é fundamental. Conhecer de verdade! Conhecer cada operação, o que envolve cada ação e o tempo necessário para cada operação. Conhecer cada setor, os tipos de profissionais que trabalham nesses setores. Conhecer as exigências dos clientes, o que traz mais satisfação aos mesmos. Conhecer, com antecedência, suas despesas e receitas também é um fator determinante para garantir a sustentabilidade do seu negócio.

“Como é possível ter o domínio de todas essas informações que envolvem a estrutura e o funcionamento da minha empresa?”, pergunta que ouvi, tempos atrás, de um cliente que se tornou amigo.

É fundamental fazer análises diárias. Estar a par não só da área financeira – faturamento – mas também da real necessidade de contratação de funcionários e das reclamações mais comuns dos clientes. Tudo isso é muito importante assim como estar sempre antenado e estudando o mercado e a concorrência.

Para saber tudo o que acontece com a sua empresa, vale muito a pena sistematizar tudo! Histórico, planilhas e números registrados geram embasamento e permitem projeções mais assertivas. Aliás, vale registrar aqui, que uma projeção razoável deve enxergar um cenário para os próximos 5 anos, pelo menos. Meu conselho para as planilhas de projeção é trabalhar sempre com um mercado pessimista, o que evitará surpresas e frustrações.  Sei que empreender envolve diversas variáveis e, muitas vezes, um cenário incerto em relação ao futuro. Por isso, é tão importante estar preparado tanto para um futuro favorável para o seu negócio quanto para imprevistos e novos desafios.

Enfim, dominar todas as informações sobre a sua empresa exige que você gaste muito tempo estudando tudo aquilo que ela vivencia. Vale a pena lembrar que todo dia pode surgir uma mudança e essa pode afetar o histórico e projeção da empresa.

Reduza os custos

O gestor que conhece muito bem sua empresa sabe quais soluções (as ferramentas e os serviços) deve contratar para reduzir os custos. O tema redução de custos passa pela estrutura física, pessoas e várias coisas que consideramos básicas mas, na verdade, são certos luxos que podem ser evitados. Outra dica é a unificação da telefonia (gestão com uso do PABX) com a implementação do escritório virtual (gestão com uso da videoconferência: trabalho remoto). Sistemas financeiros, comerciais, tickets etc, podem ajudar muito, principalmente se esses sistemas estão integrados a sua telefonia.

Aliás, a estrutura em nuvem não é indicada só para o formato home office. Sistematizar a sua empresa gera economia, diminui riscos e não permite perder qualquer dado importante, pois toda informação é criptografada.

Já sobre o trabalho remoto, preciso acrescentar que não se trata apenas de uma tendência de mercado, que foi acelerada devido a pandemia. Além de segurança, ele também possibilita redução de custos. Optar por esse modelo pode significar o fim das despesas com aluguel, conta de luz, de água e de telefone, além de possibilitar redução nas despesas com o quadro de funcionários, recorrendo aos sistemas em nuvem citados acima.

Contrate baseado na demanda

Um novo profissional no quadro de funcionários gera despesas. Sendo assim, não contrate antes da demanda que exigiria a nova contratação surgir. Não contrate apenas por você estar imaginando que a demanda vai aparecer. Você deve esperar a demanda chegar de fato para a empresa ter o capital que poderá arcar com o pagamento do novo membro da equipe.

Esperar chegar o momento certo para contratar o próximo profissional diminui também a chance de precisar demiti-lo. Caso esse funcionário não venha a ser realmente muito necessário, a sua possível demissão irá impactar o caixa da empresa, exigindo recursos para os quais a empresa não estava preparada.

Além disso, sempre digo que, em tempos de crise, um funcionário pode ser remanejado ou acumular uma função, provisoriamente. Caso seja indispensável mais um colaborador na equipe, negocie os honorários e veja se ele pode se tornar um prestador de serviço, sem vínculo empregatício.

Para quem está começando, costumo dizer: faça você mesmo, aprenda sobre cada detalhe, trabalho, setor. Isso lhe dará embasamento para crescer e fazer contratações saudáveis, mas só quando realmente a empresa estiver precisando de novos profissionais. Não comece seu negócio contratando, comece seu negócio trabalhando duro nele.

Faça gestão de tempo

O grande problema de muitos gestores é não pensar na gestão de tempo. Buscar esse objetivo, tornar o seu tempo mais enxuto, possibilita até mesmo a redução do número de contratações.

É preciso começar, no dia a dia, com pequenos hábitos. O mais importante é treinar e aprender a não procrastinar, não deixar para depois. O ser humano se trai facilmente. Por isso, é preciso ter a iniciativa na hora certa. Não procrastinar é a solução.

Tenho uma grande dica nesse desafio! Observe atentamente e identifique o que tira o seu foco, o que distrai você e, a partir daí, tenha a disciplina necessária para eliminar essa distração do seu dia a dia. Você pode iniciar esse exercício em sua casa, principalmente se estiver trabalhando home office. Essa missão vale tanto para a sua rotina em casa como para quando e se você voltar à rotina presencial, na sua empresa.

Saber a hora de delegar também entra na gestão de tempo. Sendo assim, sua equipe também precisa estar preparada, com o tempo enxuto, para assumir uma nova responsabilidade, evitando novas contratações.

Conheça as soluções (ferramentas e serviços) da C&M que sistematizam e colocam sua empresa na nuvem. Com a nossa ajuda, você pode conhecer a fundo a sua empresa, reduzir custos, evitar contratações desnecessárias e gerenciar melhor o seu tempo.